Catering firmowy może mieć bardzo różne formy: od spotkania z klientami i śniadania biznesowego po dzień szkoleniowy czy prezentację produktu. Niezależnie od rodzaju wydarzenia każdy detal wpływa na doświadczenia uczestników, a odpowiedni wybór zastawy i akcesoriów jest jednym z elementów, których nie warto zostawiać na ostatnią chwilę.
W przypadku cateringu firmowego wybór odpowiedniej zastawy cateringowej ma kluczowe znaczenie: talerze, kubki, sztućce, tace, serwetki i pojemniki nie są tylko dodatkami. Powinny ułatwiać obsługę, pasować do menu, odpowiadać dostępnej przestrzeni i wspierać wizerunek firmy.
Dobra wiadomość jest taka, że nie trzeba tego komplikować. Jeśli wiadomo, jaki rodzaj wydarzenia jest organizowany i w jaki sposób uczestnicy będą spożywać jedzenie oraz napoje, znacznie łatwiej określić, jaka zastawa będzie naprawdę potrzebna, i uniknąć zakupu produktów, które okażą się mało praktyczne.
Dlaczego właściwy wybór zastawy jest ważny w cateringu firmowym?
Wydarzenia biznesowe często mają zupełnie inny rytm niż tradycyjny posiłek. Uczestnicy mogą przychodzić i wychodzić w różnym czasie, rozmawiać na stojąco, mieć tylko dwadzieścia minut przerwy lub brać udział w spotkaniu, które powinno być przerywane w jak najmniejszym stopniu.
Zastawa powinna być dopasowana do tego rytmu.
Duży i ciężki talerz może świetnie sprawdzić się podczas obiadu przy stole, ale być niewygodny podczas koktajlu networkingowego. Z kolei elegancka filiżanka może pasować do spotkania zarządu, podczas gdy kubek z pokrywką będzie znacznie praktyczniejszy podczas śniadania w trakcie dnia szkoleniowego.
Dobry wybór pomaga:
- przyspieszyć przygotowanie i sprzątanie;
- umożliwić uczestnikom wygodne jedzenie i picie;
- ograniczyć rozlania i drobne wypadki;
- lepiej zaprezentować potrawy;
- zachować spójną estetykę wydarzenia;
- zoptymalizować ilości i budżet;
- ograniczyć użycie zbędnych materiałów.
Celem nie powinno być więc używanie jak największej ilości zastawy, lecz zapewnienie dokładnie tych elementów, które są potrzebne przy danym sposobie serwowania.
Zanim wybierzesz zastawę: przeanalizuj charakter wydarzenia
Aby dobrze zorganizować catering firmowy, warto najpierw określić potrzeby wydarzenia, a dopiero później wybierać zastawę.
Zanim koszyk wypełni się talerzami, kubkami i sztućcami, warto odpowiedzieć na pięć podstawowych pytań.
Ile osób weźmie udział?
Liczba gości wpływa nie tylko na potrzebne ilości, ale również na sposób organizacji całego serwisu.
Spotkanie dla dziesięciu osób pozwala przygotować stół z dokładnie zaplanowanym miejscem dla każdego uczestnika. Przy wydarzeniu na sto osób znacznie bardziej praktyczne może być stworzenie kilku punktów samoobsługowych.
Warto również przewidzieć niewielki zapas ponad planowaną liczbę uczestników. Pozwoli on uwzględnić osoby, które pojawią się w ostatniej chwili, elementy, które mogą spaść lub ulec uszkodzeniu, oraz większe niż zakładano zużycie.
Czy uczestnicy będą siedzieć, czy stać?
To pytanie ma duży wpływ na wybór zastawy.
Podczas jedzenia na stojąco lepiej sprawdzają się małe talerze, łatwe do trzymania pojemniki, wygodne kubki oraz potrawy, które nie wymagają wielu sztućców.
Jeśli każdy uczestnik ma własne miejsce przy stole, można wybrać większe talerze i zorganizować bardziej rozbudowany serwis.
Jakie potrawy i napoje będą podawane?
Menu zawsze powinno być ustalone przed wyborem zastawy.
Wypiek, kremowa zupa, sałatka, danie z sosem czy ciepła przekąska wymagają innych rodzajów pojemników. Jeśli potrzebna jest szczególna odporność na tłuszcz, płyny lub określone temperatury, należy również sprawdzić właściwości konkretnego produktu.
Ponadto każdy materiał przeznaczony do kontaktu z żywnością musi spełniać odpowiednie przepisy dotyczące materiałów przeznaczonych do kontaktu z żywnością. Dlatego zawsze warto sprawdzić warunki użytkowania wskazane dla danego produktu.
To samo dotyczy napojów. Kawa, woda, napoje gazowane, wino czy koktajle wymagają różnych formatów i rodzajów kubków lub szklanek.
Jak długo będzie trwał serwis?
Podczas piętnastominutowej przerwy kawowej najważniejsza jest zwykle szybkość.
W przypadku ośmiogodzinnego szkolenia mogą jednak pojawić się różne momenty serwisu: śniadanie, napoje w ciągu poranka, obiad oraz kolejna przerwa po południu.
W takiej sytuacji warto obliczyć zapotrzebowanie na zastawę dla każdego etapu dnia, aby uniknąć zarówno braków, jak i niepotrzebnie dużych zamówień.
Jaki wizerunek chcesz przekazać?
Również catering firmowy jest elementem ogólnej prezentacji wydarzenia.
Prezentacja produktu, spotkanie wewnętrzne i przyjęcie dla ważnych klientów mogą wymagać zupełnie różnych poziomów formalności.
Kolory, materiały, wykończenia i design pozwalają łatwo dopasować wygląd stołu do okazji bez konieczności tworzenia skomplikowanej aranżacji.
Jaką zastawę wybrać do różnych rodzajów cateringu firmowego?
Nie istnieje jeden rodzaj zastawy odpowiedni do każdego wydarzenia. Właściwy wybór zależy przede wszystkim od tego, w jaki sposób uczestnicy będą spożywać jedzenie.
Spotkania i śniadania biznesowe
Podczas spotkania catering powinien pozostawać w tle i nie przeszkadzać w rozmowie.
Do kawy, wypieków, owoców lub niewielkich przekąsek można przygotować:
- kubki lub filiżanki do napojów gorących;
- kubki lub szklanki do wody i napojów zimnych;
- małe talerze;
- serwetki w mniejszym formacie;
- tace do prezentacji jedzenia;
- łyżeczki lub mieszadełka, jeśli są potrzebne.
Dobrym rozwiązaniem jest unikanie zbyt dużych elementów. Im bardziej kompaktowo zorganizowany jest stół, tym więcej miejsca pozostaje na laptopy, dokumenty i inne materiały robocze.
Przerwy kawowe i dni szkoleniowe
W cateringu firmowym organizowanym w formie przerwy kawowej najważniejsze są szybkość i płynność obsługi.
Uczestnicy mają zazwyczaj niewiele czasu, dlatego warto stworzyć prosty schemat: napój, jedzenie, serwetka i przejście dalej.
Małe talerze, łatwe do przenoszenia kubki oraz przekąski typu finger food pomagają ograniczyć kolejki. Przy dużej liczbie uczestników warto również przygotować kilka punktów wydawania.
Jeśli po przerwie program jest kontynuowany, należy zwrócić uwagę także na odpady i miejsca zbiórki. Dobrze zorganizowana przestrzeń zapobiega pozostawianiu zużytych kubków i serwetek w całej sali.
Obiady firmowe i długie spotkania
Jeśli catering zastępuje pełny posiłek, zastawa powinna zapewniać większy komfort.
Możesz potrzebować:
- dużych talerzy do dań głównych;
- mniejszych talerzy lub pojemników do przystawek;
- sztućców;
- kubków lub szklanek;
- większych serwetek;
- tac i półmisków do wspólnego serwowania;
- małych pojemników na sosy lub dodatki.
W przypadku bufetu najlepiej wybierać talerze stabilne, ale jednocześnie łatwe do przenoszenia jedną ręką.
Warto również unikać zbyt dużej liczby drobnych elementów na talerzu, które zmuszają gości do kilkukrotnego przechodzenia między bufetem a miejscem, w którym jedzą.
Koktajle, prezentacje i wydarzenia networkingowe
To prawdopodobnie ten rodzaj wydarzenia, w którym zastawa odgrywa najbardziej widoczną rolę.
Mini naczynia cateringowe, małe kubeczki, talerzyki, łyżeczki degustacyjne, rożki i pojedyncze pojemniki pozwalają atrakcyjnie prezentować różne potrawy bez konieczności przygotowywania tradycyjnie nakrytego stołu.
W tego typu cateringu firmowym sprawdza się jedna bardzo praktyczna zasada: gość powinien móc wygodnie jeść, jednocześnie prowadząc rozmowę.
Jeżeli do spróbowania jednej przekąski potrzebuje talerza, noża, widelca i dodatkowo stołu, wybrany format prawdopodobnie nie jest najlepszym rozwiązaniem dla wydarzenia, podczas którego uczestnicy swobodnie się przemieszczają.
Jaki materiał zastawy wybrać?
Po ustaleniu formatu przychodzi czas na kolejną ważną decyzję: materiał.
Nie istnieje materiał, który będzie najlepszy w każdej sytuacji. Warto wziąć pod uwagę wygląd, wytrzymałość, rodzaj jedzenia, ewentualną potrzebę wielokrotnego użycia oraz warunki serwisu.
Wybór materiału do cateringu firmowego zależy więc zarówno od menu, jak i sposobu obsługi oraz efektu wizualnego, który chcesz osiągnąć.
Karton i kraft
Produkty kartonowe są często wykorzystywane podczas śniadań, przerw kawowych, degustacji i mniej formalnych wydarzeń.
Ich prosty wygląd dobrze pasuje do wydarzeń, które mają mieć nowoczesny i funkcjonalny charakter. Dostępne są talerze, kubki, tacki, pojemniki i wiele innych formatów w różnych wariantach.
Zawsze należy jednak sprawdzić specyfikację konkretnego produktu, szczególnie jeśli mają być w nim podawane płyny, tłuste potrawy lub gorące dania.
Zastawa wielokrotnego użytku
Jeżeli zależy Ci na bardziej eleganckiej prezentacji, ale nie chcesz korzystać z tradycyjnej porcelany czy szkła, talerze, kubki i kieliszki wielokrotnego użytku mogą być ciekawym rozwiązaniem.
Sprawdzają się podczas cyklicznych wydarzeń, imprez firmowych, przyjęć oraz wszędzie tam, gdzie estetyka odgrywa ważną rolę.
Przed ich wyborem należy jednak uwzględnić również odbiór, przechowywanie i mycie.
Pulpa i włókna roślinne
Pojemniki wykonane z włókien roślinnych mają często naturalny wygląd i są dostępne jako talerze, miski, tace oraz wiele innych praktycznych formatów.
Mogą być interesującym wyborem, jeśli chcesz połączyć prostą prezentację z wytrzymałymi i funkcjonalnymi produktami.
Tak jak w przypadku każdego materiału, możliwość stosowania przy wysokich temperaturach, w kuchence mikrofalowej, do płynów czy tłustych potraw zależy od konkretnego produktu i powinna zostać sprawdzona przed użyciem.
Drewno i bambus
Wykałaczki, szpikulce, sztućce i niewielkie akcesoria do prezentacji wykonane z drewna lub bambusa mogą nadać aranżacji bardziej naturalny charakter.
Szczególnie dobrze sprawdzają się podczas degustacji, przy serwowaniu przystawek oraz małych porcji.
Prezentacja również komunikuje
Wyobraź sobie dwie firmy podające dokładnie to samo menu.
Pierwsza korzysta z talerzy, kubków i serwetek wybranych bez wspólnej koncepcji wizualnej. Druga zachowuje podobną kolorystykę, stosuje pojemniki dopasowane wielkością do poszczególnych porcji i organizuje stół w uporządkowany sposób.
Jedzenie może być identyczne, ale odbiór całego wydarzenia zmienia się całkowicie.
Nie trzeba personalizować każdego elementu logotypem, aby uzyskać spójny efekt. Czasami wystarczy pracować z określoną paletą kolorów, zachować jeden styl zastawy i ograniczyć liczbę różnych materiałów.
Podczas spotkań handlowych czy prezentacji produktów spójność ta nabiera jeszcze większego znaczenia, ponieważ catering firmowy staje się przedłużeniem wizerunku, który firma chce przekazać swoim gościom.
Jak obliczyć potrzebną ilość zastawy?
Zamówienie zbyt dużej ilości oznacza niepotrzebne koszty. Zbyt mała ilość może natomiast stać się problemem w trakcie wydarzenia.
W przypadku cateringu firmowego wcześniejsze planowanie ilości pomaga uniknąć zarówno braków podczas obsługi, jak i niepotrzebnych zakupów.
Na początek można zastosować prostą zasadę:
Liczba uczestników × przewidywane zużycie na osobę + zapas bezpieczeństwa.
Przewidywane zużycie zależy od rodzaju wydarzenia.
Podczas przerwy kawowej jeden mały talerz na osobę może wystarczyć, podczas gdy liczba kubków może być większa, jeśli w ciągu dnia serwowanych jest kilka rodzajów napojów.
Serwetki również są zazwyczaj zużywane częściej niż talerze.
Przed złożeniem zamówienia warto więc przygotować prostą tabelę obejmującą:
- liczbę uczestników;
- różne momenty serwisu;
- liczbę potrzebnych talerzy na każdy etap;
- kubki lub szklanki odpowiednie do napojów;
- sztućce zgodnie z menu;
- serwetki;
- dodatkowe pojemniki i akcesoria;
- zapas bezpieczeństwa.
Takie krótkie przygotowanie może zapobiec wielu zakupom w ostatniej chwili.
Prosty przykład
Załóżmy, że organizujesz spotkanie dla 50 osób, podczas którego będą podawane kawa, woda, sok, wypieki i owoce.
Zamiast automatycznie zamawiać po pięćdziesiąt sztuk każdego produktu, lepiej zastanowić się nad jego rzeczywistym wykorzystaniem.
Każdy uczestnik prawdopodobnie będzie potrzebował jednego talerza, ale może wypić więcej niż jeden napój. Zużycie serwetek również będzie prawdopodobnie większe niż liczba wykorzystanych talerzy.
Obliczenia powinny więc uwzględniać rzeczywiste nawyki uczestników, a dopiero potem należy dodać rozsądny zapas na nieprzewidziane sytuacje.
Najczęstsze błędy przy wyborze zastawy na wydarzenie firmowe
Wielu typowych błędów można łatwo uniknąć.
Wybieranie wyglądu przed funkcjonalnością
Pojemnik może wyglądać bardzo atrakcyjnie, a jednocześnie być całkowicie niepraktyczny do potrawy, którą chcesz w nim podać.
Najpierw menu i sposób spożywania. Dopiero później design.
Używanie zbyt dużych talerzy
To częsty błąd szczególnie podczas koktajli i wydarzeń, na których goście jedzą na stojąco.
Pojemnik dopasowany do wielkości porcji jest zwykle wygodniejszy i dodatkowo poprawia prezentację dania.
Zapominanie o drobnych akcesoriach
Łyżeczki, mieszadełka, pokrywki, serwetki, wykałaczki czy pojemniki na sos mogą wydawać się mało istotne — do momentu, gdy zaczyna ich brakować.
Warto uwzględnić je w planowaniu od samego początku.
Łączenie zbyt wielu stylów
Odrobina różnorodności może uatrakcyjnić prezentację. Zbyt wiele różnych stylów może jednak sprawić, że stół będzie wyglądał chaotycznie.
Staraj się zachować wspólny kierunek pod względem materiałów, kolorów i kształtów.
Brak planu sprzątania
Wydarzenie nie kończy się w momencie podania ostatniego talerza.
Warto wcześniej ustalić, gdzie będą odkładane zużyte elementy, jak zostaną posegregowane odpady i kto będzie odpowiedzialny za sprzątnięcie poszczególnych stref.
Lista kontrolna przed kolejnym cateringiem firmowym
Przed złożeniem zamówienia sprawdź, czy Twój catering firmowy jest dobrze przygotowany, odpowiadając na poniższe pytania:
- Ilu uczestników się spodziewasz?
- Czy goście będą siedzieć, czy stać?
- Jakie będzie menu?
- Jakie napoje będą serwowane?
- Czy w ciągu dnia będzie jeden czy kilka momentów serwisu?
- Czy potrzebujesz pojemników do gorących, zimnych, płynnych lub tłustych potraw?
- Czy uczestnicy będą mieli stół, na którym mogą postawić talerz?
- Czy potrzebujesz pokrywek lub rozwiązań do transportu jedzenia?
- Jak formalny ma być charakter wydarzenia?
- Czy chcesz zachować określony styl lub paletę kolorów?
- Czy uwzględniono serwetki, sztućce i drobne akcesoria?
- Czy przewidziano dodatkowy zapas?
- W jaki sposób wykorzystane elementy będą zbierane po zakończeniu wydarzenia?
Jeżeli potrafisz odpowiedzieć na wszystkie te pytania, prawdopodobnie masz już dość jasny obraz tego, czego potrzebujesz.
Najlepsza zastawa to taka, która ułatwia przebieg wydarzenia
Dobry catering firmowy nie polega na zapełnieniu stołu jak największą liczbą produktów. Chodzi o to, aby wszystko działało naturalnie, wygodnie i bez zbędnych komplikacji.
Talerz powinien pasować do dania. Kubek do napoju. Wielkość poszczególnych elementów do sposobu, w jaki uczestnicy będą poruszać się podczas wydarzenia. Całość powinna natomiast odpowiadać wizerunkowi i poziomowi formalności, który firma chce przekazać.
Jeżeli zastawa została dobrana prawidłowo, rzadko zwraca uwagę sama w sobie. Po prostu umożliwia wygodne jedzenie, picie, rozmowę i dalszy udział w wydarzeniu.
I właśnie to poczucie, że wszystko działa tak, jak powinno, jest jednym z najlepszych znaków dobrze zaplanowanego wydarzenia firmowego.